Il est essentiel de partir de l'idée qu'un chiffre d'affaires doit faire l'objet d'un processus1 de production au même titre qu'un produit manufacturé.
Pour produire un bien (une voiture, une télé, un livre, un pot de peinture ...) il faut mettre en oeuvre un certain nombre de moyens et de ressources - matérielles et humaines - qui permettront de fabriquer le bien. La mise en oeuvre de ces moyens et ressources doit également s'effectuer dans un certain ordre : Suivre un process de fabrication.
Pour réaliser un plat (une recette de cuisine) il faut également mettre en oeuvre différents ingrédients, utiliser des ressources (plat, four, casserole ...) et cela en respectant à la fois l'ordre de mise en oeuvre et le temps impartis à chaque étape.
Pour produire 100 €, 1000 € ou 10 000 € de chiffre d'affaires, il faut également mettre en oeuvre un certain nombre de moyens parmi lesquels on pourra trouver :
La publicité et les moyens de communication
La prospection commerciale (porte à porte, phoning, mailing ...)
Le suivi commercial
L'offre commerciale
Le suivi client
...
Comme pour produire un bien ou réaliser une recette de cuisine, la production d'un chiffre d'affaires fera l'objet de plusieurs étapes qui devront être effectuées dans un ordre bien précis, sinon le résultat risque de ne pas être celui attendu, et ce, tout en respectant le temps de réalisation pour chacune de ces étapes.
Il y a pourtant une différence entre produire un chiffre d'affaires et produire un bien ou réaliser une recette !
La production d'un bien ou la réalisation d'une recette ne laisse que très peu de place à l'imprévu ou à l'aléatoire.
En fonction de la quantité de matières premières et des moyens mis en oeuvre, l'on peut aisément connaitre la quantité de produits finis qui seront réalisés à l'issue du cycle de fabrication ou à partir de la quantité d'ingrédients, le nombre de parts que la recette terminée génèrera. Il est également facile de déterminer la date et l'heure de fabrication, suivant le process ou l'heure à laquelle le plat sera prêt, suivant la recette.
A contrario, la production d'un chiffre d'affaires est beaucoup plus difficile à estimer ou à prévoir, tant le facteur humain est prédominant.
Toutefois, la mise en place d'un processus de ventesprocessus de ventes|||||Il s'agit des différentes étapes qui permettent de transformer un prospect en client et qui conduisent à la signature d'une commande. ou processus commercial permettra de prévoir les actions et les moyens à mettre en oeuvre pour obtenir le résultat escompté.
Pour cela, il y a plusieurs paramètres à prendre en compte :
Le panier moyen : je veux réaliser un CA de 5000 € - Mon panier moyen est de 500 € - Il me faut donc 10 clients.
Le nombre d'étapes permettant d'amener un prospect potentiel à signer une commande, un ordre de mission ou à acheter un produit.
Pour chaque étape il faut également considérer :
Le temps moyen nécessaire pour passer d'une étape à l'autre
Le taux de conversion, c'est-à-dire le pourcentage de prospects qui iront à la l'étape suivante
Le nombre de dossiers par niveau d'avancement. Par exemple, si le processus de vente prend 45 jours et que la totalité de mes dossiers sont dans les dernières étapes du processus, je peux être certain que :
Je réaliserai vraisemblablement mon objectif de CA du mois
Je ne réaliserai pas mon objectif de CA le mois prochain et celui du mois suivant est déjà compromis.
La production d'un chiffre d'affaires est un challenge qui ne supporte pas plus l'amateurisme que la fabrication d'un produit. Il y a des règles à connaitre, des techniques à maîtriser et tout cela doit être mis en oeuvre par un professionnel.
1. Le mot processus vient du latinpro (au sens de « vers l'avant ») et de cessus, cedere (aller, marcher) ce qui signifie donc aller vers l'avant, avancer. Ce mot est également à l'origine du mot procédure qui désigne plutôt la méthode d’organisation, la stratégie du changement.
Selon la norme ISO 9000 (version 2005) :
- processus : "ensemble d'activités corrélées ou interactives qui transforment des éléments d'entrée en éléments de sortie".
- procédure : "manière spécifiée d'effectuer une activité ou un processus". Autrement dit, le processus répond à la question "quoi faire ?", tandis que la procédure répond à la question "comment faire ?".
Il en résulte que la caractéristique première d'un processus est sa finalité, tandis que celle d'une procédure est l'ensemble des règles qu'elle contient.
Dans le cas d'une représentation sous forme de synoptique, le processus pourra être représenté sous forme d'une succession de rectangles correspondant aux étapes successives, tandis que seule la procédure comportera des losanges signifiant des choix entre deux actions.
